Fator R: 28% separam o Anexo III do Anexo V no Simples

A folha dos últimos doze meses dividida pela receita bruta dos últimos doze meses decide se a sua empresa de serviço é tributada pelo Anexo III ou pelo Anexo V do Simples Nacional. O corte é 28%. Numa consultoria que fatura R$ 720 mil por ano, com toda a receita sujeita a essa regra, a distância entre os dois anexos é R$ 50.940.

Isso é o Fator R. Na forma atual — corte único em 28% entre os Anexos III e V — vale desde 1º de janeiro de 2018 e segue vigente em 2026. Mas ele não se aplica a toda prestadora de serviço, e essa é a primeira coisa a checar, antes de qualquer conta.

Primeiro: o Fator R não vale para todo serviço

A enumeração legal é fechada, e é mais longa do que cabe aqui. Entre as atividades sujeitas ao Fator R estão software (desenvolvimento — que a lei condiciona a ser realizado em estabelecimento do optante — e licenciamento), engenharia e arquitetura, medicina, odontologia, fisioterapia, psicologia, laboratórios de análises clínicas, consultoria, auditoria, gestão, publicidade e jornalismo, representação comercial, academias, medicina veterinária, tradução e interpretação, perícia, leilão e avaliação, administração e locação de imóveis de terceiros, e a alínea residual de outros serviços de natureza intelectual sem previsão específica.

Duas consequências dessa redação, nas duas direções.

Não aparecer nominalmente numa lista resumida como esta não prova que o Fator R não se aplica: a alínea residual captura serviços de natureza intelectual sem previsão própria. Se a sua atividade não está acima, confira o art. 18, §§ 5º-D e 5º-I da LC 123/2006 e o art. 25, § 1º, da Resolução CGSN nº 140/2018 antes de concluir qualquer coisa.

Quem está fora com certeza são as atividades que a norma enquadra em anexo fixo. Escritórios de contabilidade, corretagem de seguros, creche, pré-escola e ensino fundamental, agências de viagem e turismo, autoescolas e transporte municipal de passageiros são Anexo III por enquadramento direto — folha baixa não os derruba para o Anexo V. E o Anexo IV inteiro (construção civil, vigilância, limpeza, advocacia) está fora do jogo, porque nele a contribuição previdenciária patronal não está dentro do DAS.

Vale registrar: a lei enquadra atividades e receitas, não códigos CNAE. O PGDAS-D separa "serviços sujeitos ao fator r" dos "não sujeitos". Listas de "CNAEs do Fator R" que circulam por aí são reconstrução de terceiros — e a redação da norma é literal. Confira a sua atividade nela, não neste resumo.

Os dois números

Eles têm nome oficial: FS12 e RBT12. A composição de ambos está no art. 26 da Res. CGSN nº 140/2018.

FS12 é a folha, com encargos, paga nos doze meses anteriores ao mês que você está apurando. Entram salários, pró-labore, pagamentos a autônomos, o 13º, o FGTS recolhido e a contribuição previdenciária patronal efetivamente recolhida — inclusive a parte que já vem embutida no seu DAS. Não entram aluguel, distribuição de lucros, estagiário e pagamento a MEI. E só conta o que foi pago e declarado: hoje, via eSocial e DCTFWeb (a norma ainda fala em GFIP). Folha paga e não declarada não compõe o Fator R.

RBT12 é a receita bruta total acumulada nos doze meses anteriores. Total mesmo: todas as atividades da empresa, mercado interno e exportação somados. Não é só a receita de serviço, e não é o faturamento do ano-calendário.

Divide um pelo outro. Igual ou acima de 0,28, Anexo III. Abaixo, Anexo V. O cálculo é refeito todo mês — a mesma empresa pode ser Anexo III em março e Anexo V em abril sem mudar nada de propósito.

O exemplo completo

Uma consultoria fatura R$ 60 mil por mês, o que dá RBT12 de R$ 720.000. A folha dos doze meses, somando salários, pró-labore, FGTS, INSS patronal e 13º, fechou em R$ 190.000. Para simplificar, o exemplo supõe faturamento estável — na prática o RBT12 anda todo mês e a alíquota efetiva acompanha.

R$ 190.000 dividido por R$ 720.000 dá 0,264 — 26,4%. Abaixo de 28%. Anexo V.

Nessa faixa, a alíquota efetiva do Anexo V é (720.000 × 19,50% − 9.900) ÷ 720.000 = 18,13%, ou R$ 130.500 de DAS no ano. O mesmo faturamento no Anexo III: (720.000 × 13,50% − 17.640) ÷ 720.000 = 11,05%, ou R$ 79.560 no ano.

Diferença: R$ 50.940 no ano, R$ 4.245 por mês. Mesma empresa, mesmo faturamento, mesmo cliente.

Se parte da receita for de atividade não sujeita ao Fator R, ela é tributada pelo anexo dela e fica fora dessa diferença — embora continue somando no RBT12.

Para atingir 28% com RBT12 de R$ 720 mil, o FS12 precisa ser de R$ 201.600. Essa consultoria está a R$ 11.600 desse alvo. Atenção ao que esse número é: R$ 11.600 de FS12, não necessariamente R$ 11.600 de cheque novo — parte do FS12 vem da CPP embutida no próprio DAS, que sobe quando a empresa sobe de anexo.

Faça a sua estimativa: some salários, pró-labore e pagamentos a autônomos dos últimos doze meses, acrescente FGTS e o INSS patronal recolhido (inclusive o que está dentro do DAS, que sai do extrato do PGDAS-D), tire lucros e aluguéis, e divida pela receita bruta total do mesmo período. Serve para saber se você está perto ou longe dos 28%. Não serve para fundamentar decisão.

Os quatro erros que estragam a conta

1. Misturar os regimes. A folha entra pelo regime de caixa — o que foi efetivamente pago no mês. A receita entra pelo regime de competência — o que foi auferido. Isso vale mesmo para quem optou pelo regime de caixa na apuração mensal do DAS: no Fator R, a receita continua sendo a de competência. A Receita pacificou o ponto na Solução de Consulta Cosit nº 17, de 18/03/2021.

2. Dividir pela receita de serviços em vez da receita bruta total.

3. Somar só o salário bruto e esquecer FGTS, INSS patronal e 13º. Puxa o "r" para baixo e mantém a empresa no Anexo V sem necessidade.

4. O inverso: jogar distribuição de lucros ou aluguel na conta de folha. Infla o número e cria uma segurança que não existe. O INSS patronal embutido no DAS está no extrato do PGDAS-D; não estime.

O calendário

A janela são os doze meses anteriores ao período de apuração. O mês corrente está de fora.

Consequência prática: pró-labore pago em dezembro não conserta o DAS de dezembro. Ele entra na janela a partir da apuração de janeiro. Pagar folha no fim do ano para corrigir o DAS do próprio ano não funciona — a norma não entrega esse ajuste retroativo. Fator R é decisão de doze meses à frente, não de fechamento de exercício.

Onde "Anexo III é sempre melhor" deixa de ser verdade

Na sexta faixa, a alíquota nominal do Anexo III é 33% e a do Anexo V é 30,5%. Igualando as duas fórmulas, o cruzamento fica em RBT12 de R$ 4.320.000, onde ambos dão 18,00% de alíquota efetiva. Acima disso, a direção se inverte: o Anexo V passa a ser o mais barato.

Trate isso como direção, não como valor exato. Acima de R$ 3,6 milhões — o sublimite a partir do qual ICMS e ISS saem do DAS e passam a ser recolhidos direto ao estado e ao município — a comparação exige conferir a repartição de cada anexo naquela faixa. O ponto acionável não depende do decimal: empresa perto do teto que aumenta folha para "cair no Anexo III" pode estar pagando mais folha para pagar mais imposto.

No outro extremo, para quem está longe dos 28%, a conta muda de natureza. Construir folha do zero não se avalia contra o valor bruto do pró-labore — que o sócio recebe —, e sim contra o custo marginal disso: contribuição previdenciária do sócio, IRRF e, no caso de contratação CLT, férias, 13º, FGTS e rescisão. A margem some rápido. O Fator R decide para quem já está perto de 28%; para quem está longe, raramente é o caminho.

O que muda em 2027

O limiar de 28% e as tabelas dos Anexos III e V seguem os mesmos em 2026. Mas a janela muda: a partir de 1º de janeiro de 2027, por força da LC 214/2025, RBT12 e FS12 passam a considerar os doze meses antecedentes ao mês anterior ao período de apuração. Para a apuração de maio de 2027, a janela vai de abril de 2026 a março de 2027. A defasagem entre o que você faz na folha e o efeito no DAS aumenta em um mês.

A regra está na lei complementar; a operacionalização depende de ajuste da Res. CGSN nº 140/2018. Trate a data e o desenho da janela como definidos, e o detalhe operacional como pendente.

Há um segundo ponto a acompanhar: a mesma lei ampliou o conceito de receita bruta do Simples, o que engorda o denominador e empurra o "r" para baixo sem que a empresa mude nada. Esse ponto já entrou no radar regulatório do CGSN — confira a redação vigente do art. 2º da Res. CGSN nº 140/2018 antes de planejar com base nele.

O que fazer com o seu número

Acima de 32%: Anexo III com margem. O risco é crescer em receita mais rápido do que em folha e cair sem perceber.

Entre 28% e 32%: Anexo III sem folga. Um trimestre de receita crescendo e folha parada muda o anexo.

Entre 20% e 28%: existe uma decisão real na mesa, e ela não é só aritmética. Além de comparar quanto de folha falta contra quanto de imposto sobra, entram o custo trabalhista integral do vínculo (férias, 13º, FGTS, rescisão), a contribuição previdenciária do sócio e o IRRF sobre o pró-labore adicional. E uma condição inegociável: a folha precisa corresponder a remuneração efetiva por trabalho efetivo. Folha montada para atingir o índice não é planejamento; é risco de autuação.

Abaixo de 20%: o Fator R não é o seu caminho. A conversa passa a ser outra — se a atividade declarada corresponde à que a empresa efetivamente exerce (e a correção, quando cabe, é do registro em relação ao fato, nunca do fato em relação ao imposto), e se o Simples ainda é o melhor regime para o caso.

O que não dá é ficar sem o número. Ele sai de duas fontes que você já tem: os extratos do PGDAS-D dos últimos doze meses e a folha paga e declarada no mesmo período. É exatamente isso que lemos quando um empresário chega perguntando se está no anexo certo — e a resposta útil não é "você pode economizar": é se o anexo aplicado em cada uma das últimas doze apurações correspondia ao Fator R e à segregação de receita daquele período. Quando correspondia, não há nada a recuperar — e saber disso também vale. Quando não correspondia, o PGDAS-D é retificável, com as condições e prazos que isso implica.

A decisão só existe depois do número. Ele sai antes da próxima apuração.

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Este texto é informativo e trabalha com um exemplo. O Fator R depende da atividade, da segregação de receita e da folha efetivamente paga e declarada de cada empresa — nenhuma decisão de folha ou de anexo deve ser tomada apenas com base nele. Fechado em julho de 2026.